La eficiencia y eficacia. Importancia de su correcta definición y uso.

En ocasiones he escuchado utilizar los términos eficiencia y eficacia como sinónimos y si en algo se muestra la falta de práctica de los directivos es en el desconocimiento del impacto que en su labor tiene la incorrecta definición y manejo de estos conceptos.

Peter Drucker, reconocido como el padre del management moderno, las definió de una forma sencilla pero genial, eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia significa “hacer las cosas correctas”.

Profundizando y analizando las expresiones anteriores se puede expresar que la eficiencia es la capacidad de reducir al mínimo los recursos utilizados para alcanzar los objetivos de la organización, es decir, “hacer las cosas bien”. Por otra parte, la eficacia es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, o sea, “hacer lo que se debe hacer”. Aún cuando estos términos puedan parecer un juego de palabras, tengo la opinión de que su incorrecta definición y aplicación, por los ejecutivos, contribuye al mal desempeño de sus organizaciones.

Los directivos que logran utilizar el mínimo de los recursos necesarios para alcanzar las metas planificadas actúan eficientemente. Por otra parte, la eficacia implica elegir las metas acertadas. Un directivo que elige una meta equivocada es un dirigente ineficaz.

Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker afirma que la eficacia es la clave del éxito de una organización.

Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para hacer”.

Según mi experiencia la mayoría de los objetivos y tareas que cumplimentan los directivos, en una parte importante de las pymes, no siempre se derivan de una planeación estratégica elaborada por su consejo de dirección con el involucramiento de sus principales colaboradores. Habitualmente “la intuición” y “la experiencia” son las que determinan cuales son las “cosas correctas”. Recientemente el ejecutivo de una pyme me comentaba que sus ventas habían descendido en el presente año, al preguntarle qué había previsto en su planeación estratégica ante tal escenario me confesó que nunca la había elaborado para su negocio. Aunque algunos creen que este documento es prescindible siempre les digo lo mismo. La planeación estratégica es como la carta de navegación, puede que ésta última se cambie, por diferentes causas, pero sin ella no se pueden navegar largas distancias.

Algunos directivos se esfuerzan por trabajar eficientemente pero lo hacen de forma ineficaz al enfocarse en las tareas equivocadas, sin embargo, en aquellas que deciden los resultados de su negocio lo hacen ineficientemente por el deficiente aprovechamiento de los recursos puestos a su disposición, tal desempeño no es sostenible.

Según Drucker: “un directivo eficaz no comienza planificando, sino averiguando a qué dedica su tiempo…”

Otro tema importante es que los directivos pocas veces planifican adecuadamente su tiempo de ahí que lo dediquen mayoritariamente al cumplimiento de tareas que no contribuyen directamente a los resultados de su organización. En la actualidad existen disimiles herramientas informatizadas para la planificación del tiempo, incluso gratuitas, pero no se hace un adecuado uso de las mismas o no se utilizan. Algunos gerentes o dueños de negocios me manifiestan que el tiempo no les alcanza y pienso que están atrapados en la “Trampa del tiempo”, pero este será otro tema que luego trataré. Estas expresiones demuestran que no tienen conocimiento de a qué dedican su tiempo.

Según Drucker: “La eficacia exige la concentración y huye de la dispersión. La determinación de las prioridades supone decidir con fortaleza, porque hay que primar el futuro sobre el pasado, la oportunidad sobre los problemas, lo real sobre lo inmediato, y lo importante sobre lo urgente”.

Respeto la tradición existente en cuanto a utilizar las comidas para atender algunas cuestiones de la empresa pero me parece que en algunos casos se abusa de la misma y puede ser una causa de la pérdida del tiempo al utilizar más del necesario ya que en ese contexto se tratan cuestiones menos importantes y pudieran ahorrarse recursos financieros que quizás debieran ser utilizados en otros temas más fructíferos. Algunos dedican más dinero a comidas que a mejorar el conocimiento en su organización y deben reflexionar al respecto.

En la actualidad el futuro, en ocasiones, es imprevisible pero estas amenazas se eliminan o se atenúan mediante la planeación estratégica. Algunos directivos dedican mucho tiempo analizando el pasado (los indicadores económicos de sus entidades), resolviendo problemas, atrapados por lo inmediato y sumergidos en lo urgente que casi nunca es importante. De lo anterior se desprende que la eficacia se convierte en un reto para estos dirigentes.

En una entrevista que le hiciera la Harvard Business Review, Drucker volvió a insistir en la eficacia del ejecutivo y al respecto señaló:

“Todo ejecutivo eficaz sigue ocho reglas sencillas:

  1. Preguntan ¿qué hay que hacer?
  2. Preguntan ¿qué le conviene a la empresa?
  3. Desarrollan planes de acción.
  4. Asumen la responsabilidad de sus decisiones.
  5. Asumen la responsabilidad de comunicar.
  6. Se centran en oportunidades en vez de problemas.
  7. Conducen reuniones productivas.
  8. Piensan y dicen “nosotros” en vez de “yo”

Las dos primeras prácticas les permiten obtener el conocimiento que necesitan. Las cuatro siguientes les ayudan a convertir ese conocimiento en acción eficaz. Las dos últimas aseguran que toda la organización se sienta responsable”.

Se considera usted un ejecutivo eficaz? Lo invito a reflexionar y realizar un ejercicio de autoevaluación sobre el cumplimiento de las anteriores reglas, además, www.capoteconsultores.com le ofrece asesoría para que sus colaboradores procedan eficazmente en su trabajo recordándoles nuestro slogan de que somos “su socio para el éxito”.

 

Roberto L. Capote Castillo

www.capoteconsultores.com

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